Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

Mit dieser Erklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch dieser Website, bei der Nutzung des Kundenkontos, beim Abschluss eines Abos und bei der Lizenzprüfung der Software SmartCut 2026 verarbeiten.

1. Verantwortlicher

NOVA GmbH
Danziger Str. 23
47665 Sonsbeck
E-Mail: datenschutz@vecap.eu

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht.

2. Aufruf der Website und Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf speichert unser Webserver automatisch Datum und Uhrzeit, IP-Adresse, aufgerufene Adresse, Referrer (die zuvor besuchte Seite), Browser und Betriebssystem (User-Agent), HTTP-Statuscode und Antwortzeit. Zum Schutz vor Missbrauch wird die Anzahl der Anfragen an die Lizenzschnittstelle außerdem kurzzeitig je IP-Adresse im Arbeitsspeicher gezählt. Bei technischen Fehlern entstehen zusätzlich Fehlerprotokolle.

Dies dient dem sicheren und stabilen Betrieb sowie der Fehler- und Missbrauchsanalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in diesen Zwecken. Die Server-Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht, sofern ein Eintrag nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt wird.

Die Website bindet keine externen Schriften, Skripte oder Inhalte Dritter ein. Wir setzen weder Analyse- noch Werbedienste ein.

3. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies:

• Anmelde-Cookie: hält Sie im Kundenkonto angemeldet. Es wird beim Schließen des Browsers gelöscht; wählen Sie bei der Anmeldung die Option, angemeldet zu bleiben, gilt es bis zu 14 Tage.
• Sicherheits-Cookie: schützt Formulare vor gefälschten Anfragen (CSRF) und wird beim Schließen des Browsers gelöscht.
• Hinweis-Cookie: überträgt kurze Statusmeldungen im Kundenkonto auf die nächste Seite und wird nach dem Anzeigen, spätestens beim Schließen des Browsers gelöscht.
• Sprach-Cookie: merkt sich die von Ihnen gewählte Sprache der Website (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch oder Spanisch) und wird nach einem Jahr gelöscht.

Das Speichern und Auslesen dieser Cookies ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist daher nicht nötig. Die anschließende Datenverarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

4. Kundenkonto

Für die Registrierung benötigen wir Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift und ein Passwort. Freiwillig können Sie Anrede, Firma und Telefonnummer angeben. Passwörter speichern wir nur als kryptografischen Hashwert. Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden gezählt, um das Konto vor dem Durchprobieren von Passwörtern zu schützen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen); für die freiwilligen Angaben Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse liegt in einer korrekten Ansprache und einer einfachen Kontaktaufnahme bei Rückfragen.

5. Abo und Rechnungsdaten

Beim Abschluss eines Abos verarbeiten wir zusätzlich Ihre Rechnungsdaten, gegebenenfalls Ihre USt-IdNr., Abo-Art, Laufzeit, Preis und Zahlungsstatus. Die Rechnungsdaten speichern wir zum Zeitpunkt des Abschlusses als Kopie am Abo, damit die Angaben zu Ihren Rechnungen auch nach einer späteren Änderung im Konto richtig bleiben. Ihr Produktschlüssel wird verschlüsselt gespeichert, damit Sie ihn im Kundenkonto jederzeit abrufen können.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Pflichten).

6. Zahlungsabwicklung über PayPal

Zahlungen wickeln wir über PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg ab. Wenn Sie ein Abo abschließen, werden Sie zu PayPal weitergeleitet und geben Ihre Zahlungsdaten dort direkt ein; wir erhalten keine Bank- oder Kartendaten. An PayPal übermitteln wir Betrag, Währung bzw. Abo-Plan und eine interne Referenznummer, nicht aber Ihren Namen oder Ihre Anschrift aus dem Kundenkonto.

Von PayPal erhalten wir Transaktions- bzw. Abo-Kennungen und Zahlungsereignisse. Diese Ereignisse speichern wir zum Nachweis der Zahlung; je nach Ereignis können sie auch von PayPal übermittelte Angaben wie Name und E-Mail-Adresse enthalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

PayPal verarbeitet Ihre Daten in eigener Verantwortung und kann sie auch in Länder außerhalb der EU, etwa in die USA, übermitteln. Nach eigenen Angaben stützt sich PayPal dabei unter anderem auf verbindliche interne Datenschutzvorschriften (Art. 47 DSGVO). Näheres finden Sie in der Datenschutzerklärung von PayPal und in den Binding Corporate Rules von PayPal.

7. E-Mails

Wir senden Ihnen E-Mails, die für das Vertragsverhältnis erforderlich sind, etwa die Begrüßung nach der Registrierung mit Ihrem Testschlüssel, eine einmalige Erinnerung kurz vor Ablauf der Testphase und den Link zum Zurücksetzen des Passworts (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Werbe-E-Mails oder einen Newsletter versenden wir nicht. Unser Mailserver läuft auf unserem eigenen Server und protokolliert technische Versanddaten wie Absender, Empfänger und Zeitpunkt; diese Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse liegt in Betriebssicherheit und Fehleranalyse).

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).

8. Lizenzprüfung der Software SmartCut 2026

Die Software wird mit einem Schlüssel aktiviert – dem kostenlosen 14-Tage-Testschlüssel, den Sie bei der Registrierung erhalten, oder dem Schlüssel Ihres Abos. Bei der Aktivierung, regelmäßig zur Prüfung und Verlängerung der Lizenz sowie bei der Deaktivierung nimmt die Software Kontakt zu unserem Lizenzserver auf. Dabei werden verarbeitet:

• Produktschlüssel bzw. Lizenzkennung und Produktcode,
• eine zufällig erzeugte Installations-ID,
• ein Gerätefingerabdruck: Die Software bildet auf Ihrem Gerät aus Windows-Installationskennung, Seriennummer des Systemlaufwerks, Prozessorbezeichnung und Installations-ID einen Hashwert. An uns wird nur dieser Hashwert übertragen, nicht die Ausgangswerte,
• Zeitpunkte von Aktivierung, letzter Prüfung und Deaktivierung,
• ein Ereignisprotokoll zu Aktivierungsvorgängen, in dem die IP-Adresse nur als Hashwert (pseudonymisiert) gespeichert wird.

Die Daten dienen dazu, die Lizenz bereitzustellen, die vereinbarte Geräteanzahl einzuhalten und Missbrauch zu erkennen. Dazu gehört, dass die kostenlose Testphase je Gerät nur einmal genutzt werden kann: Bei der Aktivierung eines Testschlüssels gleichen wir den Hashwert des Gerätefingerabdrucks mit früheren Testaktivierungen ab. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Missbrauchserkennung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das Auslesen der Gerätemerkmale ist für den von Ihnen gewünschten Lizenzdienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Unsere Website, unsere Datenbank und unser Mailserver laufen auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Deutschland. Auch Sicherungskopien liegen bei Hetzner. Hetzner handelt als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO.

Daneben erhalten Daten PayPal (siehe Abschnitt 6) sowie, soweit gesetzlich erforderlich, Steuerberater und Behörden. Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nicht weiter und verkaufen sie nicht. Außer in dem in Abschnitt 6 beschriebenen Fall findet durch uns keine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR statt.

10. Speicherdauer

• Kundenkonto: bis zur Löschung des Kontos. Die Löschung können Sie jederzeit per E-Mail an die oben genannte Adresse verlangen.
• Vertrags- und Lizenzdaten: für die Laufzeit des Abos und danach bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist (in der Regel drei Jahre zum Jahresende, §§ 195, 199 BGB).
• Rechnungs- und Buchungsunterlagen: für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von in der Regel sechs bis zehn Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG).
• Server- und Mailprotokolle: 14 Tage.
• Sicherungskopien: werden nach 14 Tagen überschrieben; gelöschte Daten können bis dahin noch in Sicherungen enthalten sein.

11. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Für Ihre Anfrage genügt eine E-Mail an datenschutz@vecap.eu. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere an Ihrem Wohnort oder am Sitz unseres Unternehmens. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

12. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben sind für Vertragsschluss und Rechnungsstellung erforderlich; ohne sie können wir kein Konto und kein Abo einrichten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet durch uns nicht statt.

13. Datensicherheit

Die Verbindung zu dieser Website und zum Lizenzserver ist per TLS verschlüsselt. Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, unter anderem durch beschränkte Zugriffsrechte.

14. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.